CxO－捷元股份有限公司人力資源部副理郭世村
透過企業IT　讓人資管理價值倍增

    前言：不管在任何地方，對於1家擁有超過100名員工的企業而言，多元化管理是不可避免的議題，此時，企業人力資源部門（Human Resources；HR）所扮演的角色，也就愈顯重要。

簡單來說，目前捷元的人力資源部門主要核心業務可分為3大環節：

    第一、人力資源管理（Human Resource Management；HRM），舉凡傳統的人員招募與甄試、薪酬與福利、差勤管理、績效管理......等，均屬於此範疇。

    第二、人力資源發展（Human Resource Development；HRD），包括人員培育、訓練發展、職涯發展......等，主要是讓員工發展與工作相關的能力。在人才培育方面，除了協助員工了解自身能力，並進行相關教育訓練外，為了傳承企業本身的技術，並節省外部訓練成本，捷元更注重員工第二專長的培訓，以循序漸進的方式，培養企業內部種子講師。

    第三、參與公司經營決策的相關會議，好隨時掌握企業營運策略計畫，並協助經營者擬訂人才策略，招募合適的人才、執行訓練發展及留住人才。

    目前捷元僅配置3位HR人員，在人數不多的情況下，勢必更需要透過IT工具，減少平日瑣碎的行政作業流程，以提升工作效率。不過，就現階段HR人員的工作項目比例來看，傳統人事行政的例行作業仍高達70％～80％，顯示人資在e化程度上仍嫌不足，目前正積極尋求導入相關e化系統，期讓HR人員有更多時間專注於人資策略的規劃，及尋覓、培養企業好人才。

    人員在職訓練（On-Job-Training；OJT）制度，是現階段捷元人資系統發展的重心，因為捷元已成立20年，每位員工的經驗，均代表著不同形式的Know-How，無論是資深主管的知識，或是檔案文件的累積，都必須做好經驗傳承，留住過去員工的知識經驗，並且持續創新。

    結合IT工具後，包括各部門內部的作業機制／流程、前人曾遭遇到的問題、解決的方法、自身經驗、以及別人的經驗......等，皆得以透過建立文件系統的方式，作為後期新進人員的憑藉參考，或是日後企業流程改造的依據。

透過共通語言　IT和非IT部門人員溝通無礙

    不同部門對於事情的認知難免會有落差，因為IT人員不在HR領域，所以針對功能的部分，例如人員基本資料的建檔、薪資作業的計算、代扣所得稅、獎金要扣6％等稅制法規問題，及每年勞健保的提撥率、公司考績獎懲、出缺勤、加班成本控制等管理機制，IT人員勢必無法清楚知道該如何計算。

    此時，我們必須與IT人員進行需求溝通，至於該透過何種方式，才能讓對方聽懂？我想，如果只是藉由口頭溝通，除了口說無憑外，也不是絕對正確的作法。對此，捷元導入專案管理系統，為的就是建立1套標準的共通語言，如此一來，便能大幅降低資訊部門與各單位，因缺乏共識或共通語言，而造成認知落差，透過該系統，不僅能清楚說明，更可保有文字紀錄，避免日後的爭執。

    我通常會透過簡單圖示畫面與計算公式，開出需求說明書，讓IT人員藉此了解部門需求，並產出1份交付標的書，接著由需求者在正確無誤，或經過適度調整，達成所謂的共知與共識後，才開始執行。如果不這樣做，很難避免日後IT人員開發出來的工具系統與實際需求不符，甚至產生耗時、耗工，及浪費企業資源等問題。

懂得招募人才　也要懂得留住優秀人才

    HR人員應扮演企業績效顧問的角色，以確保企業員工的能力及適任性。捷元藉由「人力盤點」機制，由各單位主管對部門員工進行績效面談，再加上平日的觀察，了解每位員工的個性與特質，這套機制除了可評估工作上的表現，也能作為未來招募人才、培育人才規劃的依據。

    其中，關於員工的個人特質分析，主要是依據「發現我的天才－打開34個天賦的禮物」這本書，該書將人類的天賦特質分成34種，並介紹如何將其轉化為個人與工作的成功，以協助員工得知自己最突出的部分，並將這份天賦化為能力，在適當的位置上發揮所長。

    這樣做的目的何在？舉例來說，通常企業在應徵新進人員時，都只在面試的短時間內，進行簡單的事前評估，至於往後正式進入企業工作，若沒有提供較深入的個人職能訓練，或後續的知識技術評估、甚至稽核，不僅是間接阻礙企業與員工個人的發展，嚴重的話，甚至會造成企業人才流失。

    捷元的「人力盤點」機制便是針對員工的能力與性向加以評估，透過評鑑表規劃員工未來的發展方向。針對企業e化發展的議題，我倒認為，人資部門與IT部門之間的微妙關係，就如同老師與學員一樣，實現教學相長的良性互動，無疑是其中重要的1項。（林麗真採訪整理）